تُعد خطوات ادارة المشاريع أساس نجاح أي مشروع، حيث تساعد في التخطيط الفعّال وتنظيم الموارد وتحقيق الأهداف بكفاءة، ويمكن تقليل المخاطر وضمان تنفيذ سلس للمشروعات من خلال إدارة جيدة.

في هذا المقال، نستعرض أهم الخطوات والمراحل لضمان نجاح أي مشروع، ونجيب على سؤال ما هي مراحل إدارة المشروع؟ فتابعوا القراءة.

ما هو المشروع؟

يتساءل الكثيرون ما هو المشروع؟ الإجابة أنه أي عمل مؤقت نقوم به لتحقيق هدف محدد، مثل بناء منزل أو تنظيم فعالية، ويتميز بأن له بداية ونهاية ويحتاج إلى موارد لإنجازه بنجاح مثل الوقت والجهد والمال.

من خصائص المشروع

• المدة الزمنية المحددة: له إطار زمني يبدأ وينتهي فيه.
  تحقيق الأهداف: يهدف المشروع إلى تحقيق أهداف أو فوائد معينة عند اكتماله.
  استخدام الموارد: يتطلب المشروع موارد محددة، مثل الوقت والمال والموظفين.
  التفرد: كل مشروع يختلف عن المشاريع الأخرى حتى لو تشابهت الأهداف، نظرًا لاختلاف الظروف والمعطيات.

 

ما هي مراحل إدارة المشروع؟

 

تتكون مراحل إدارة المشروع من خمس مراحل أساسية، تساعد هذه المراحل في تنفيذ المشاريع بكفاءة، ومن هذه المراحل ما يلي

المرحلة الأولى: بدء المشروع (Initiation)

تُعد هذه المرحلة أولى خطوات ادارة المشاريع، ويتم فيها تحديد فكرة المشروع وأهدافه الرئيسية وتقييم الفكرة والتأكد من إمكانية تنفيذها، بالإضافة إلى وضع ميثاق المشروع الذي يوضح أهدافه ونطاقه

يسعى فريق الشركة في هذه المرحلة ،لتحديد هل هذا المشروع يستحق المتابعة أم لا؟ من خلال تحليل العناصر الآتية

• ما مبررات العمل للمشرع؟
  ما الفوائد المتوقعة من إنجاز المشروع؟
  ما المخرجات والفوائد الرئيسية للمشروع؟
  ما الذي سيحدد معايير نجاح المشروع؟

بعد الإجابة على هذه الأسئلة، سيحدد الفريق هل المشروع يمكن تنفيذه ويستحق المتابعة أم لا؟ إذا كانت الإجابة نعم فسينتقلون إلى الخطوة التالية ، وإن كانت لا فسيعيدون تقييم المشروع مرة أخرى

المرحلة الثانية: التخطيط (Planning)

تعد المرحلة الثانية من أهم مراحل المشروع الخمسة، إذ يضع فيها الفريق خطة واضحة لإنجاز المشروع بنجاح.

يجب التأني في هذه المرحلة وعدم التسرع، لأن التخطيط الجيد يمنع العديد من أسباب فشل المشاريع مثل عدم دقة تقدير الوقت وضعف الرؤية والأهداف.

• بعض الأسئلة التي يجب الإجابة عليها في أثناء مرحلة التخطيط
  ما الهدف من هذا المشروع؟
  ما هو نطاق المشروع؟
  ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟ (KPIs)
  ما الميزانية المتاحة؟
  ما المخاطر المحتملة، وما خطط التعامل معها؟
  من أعضاء الفريق المشاركون؟
  ما المهام التي يجب تنفيذها؟
  ما المراحل الرئيسية التي يجب تحقيقها؟

بعد الإجابة على هذه الأسئلة، يمكن إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)، ويُقصد به تقسيم المشروع إلى مهام صغيرة مرتبة، ثم بعد ذلك يتم تحديد الوقت والتكاليف والمتطلبات اللازمة لكل مهمة.

تُصبح خطة المشروع جاهزة بعد الخطوات السابقة، ويجب حفظها في مكان يسهل الوصول إليه من جانب فريق العمل مثل منصة Confluence أو أي أداة لإدارة المشاريع

المرحلة الثالثة: التنفيذ (Execution)

يوجد في هذه المرحلة كثير من العمل الشاق، ويقوم الفريق بتنفيذ الخطة الموضوعة وتنفيذ المهام الموكلة إليه.

يجب ضمان التواصل المستمر والتنسيق بين أعضاء الفريق في هذه المرحلة، ويبرز دور مدير المشروع في ضمان سير العمل بسلاسة وحل المشكلات التي قد تظهر.

المرحلة الرابعة: المراقبة والتحكم (Monitoring and Controlling)

تتزامن هذه المرحلة مع مرحلة التنفيذ، حيث يتم فيها مراقبة تقدم المشروع ومقارنة الأداء الفعلي مع الخطة الموضوعة.

تشمل هذه المرحلة متابعة الجدول الزمني وجودة العمل والميزانية اللازمة، بالإضافة إلى تصحيح المسار أو إجراء تعديلات في خطة المشروع عند الحاجة لضمان تحقيق الأهداف.

المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع (Closure)

تُعد هذه الخطوة أخر خطوات ادارة المشاريع، وتأتي بعد إتمام جميع المهام وتحقيق أهداف المشروع، إذ تُسلم فيها النتائج إلى العميل أو الشركة ويُقيم فيها أداء الفريق، وهذه المرحلة مهمة لضمان الاستفادة من التجارب السابقة.

لماذا تحتاج الشركات إلى أنظمة لإدارة المشاريع؟

تحتاج الشركة إلى أنظمة لإدارة المشاريع لعدة أسباب مهمة تُساهم في تحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية، ومن أبرز هذه الأسباب ما يلي

تحسين التخطيط والتنظيم

تُساعد الأنظمة في وضع خطة واضحة تشمل المهام المطلوبة والموارد اللازمة، مما يسهل التنفيذ ويضمن وضوح الأدوار.

إدارة فعالة للموارد

تساعد في توزيع الميزانية والوقت بطريقة مدروسة، مما يُقلل من الهدر ويزيد من فرص النجاح.

تعزيز التواصل والتنسيق

تُساهم في تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق، مما يقلل من الأخطاء الناتجة عن سوء الفهم أو ضعف التنسيق.

إدارة المخاطر

توفر أنظمة إدارة المشاريع أدوات فعالة لتحديد المخاطر المحتملة، وتضع استراتيجيات للتعامل مع المخاطر قبل أن تؤثر على المشروع.

التحكم في نطاق المشروع

تمنع التوسع غير المخطط له، وتحافظ على تركيز الفريق على الأهداف الأساسية.

تحسين جودة المخرجات

تضمن مراقبة الأداء بشكل مستمر، مما يساعد في تقديم نتائج عالية الجودة والالتزام بالمعايير المطلوبة.

تحقيق ميزة تنافسية

تُمكّن أنظمة إدارة المشاريع الشركات من تنفيذ مشاريعها بكفاءة أكبر مقارنةً بالمنافسين، مما يُعزز فرص نجاحها في السوق.
وبهذا نكون قد أجبنا على سؤال لماذا تحتاج الشركات إلى أنظمة لإدارة المشاريع؟ وعرفنا أنها ليست مجرد أداة بل هي عنصر يساهم في نجاح الشركات واستدامتها.

ما أنواع نظام إدارة المشاريع؟

يوجد عديد من أنواع نظام إدارة المشاريع، ونختار كلًا منها بناءً على طبيعة المشروع واحتياجاته، ومن أهمها ما يلي

إدارة المشاريع التقليدية (Waterfall)

يعتمد هذا النظام على تسلسل خطي للأنشطة، حيث يُكمل كل مرحلة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية، ويتميز هذا النظام بهيكلة واضحة وتسليمات محددة، مما يجعله مناسبًا للمشاريع ذات المتطلبات المستقرة.

 إدارة المشاريع التكرارية(Agile)

تتميز بالمرونة والقدرة على التكيف مع التغيرات، حيث يُقسم المشروع إلى مراحل قصيرة ومتكررة، ويركز هذا النظام على التعاون المستمر مع العملاء والتسليم التدريجي للمنتجات.

 سكروم (Scrum)

هو نظام عمل مرن يُستخدم لإدارة المشاريع، خاصةً في تطوير البرمجيات، ويتضمن دورات قصيرة تسمى “سباقات السرعة”، مع اجتماعات منتظمة لمراجعة التقدم وتخطيط العمل المستقبلي.

 كانبان (Kanban)

تعني كلمة كانبان “اللافتة” باللغة اليابانية، وهو نظام يستخدم لتصور سير عمل المشروع، وفيه يتم تمثيل مهام المشروع كبطاقات مقسمة إلى أعمدة على لوحة فعلية أو رقمية.
ومع إحراز أي تقدم في المهام، تتقدم البطاقات إلى العمود التالي حتى تكتمل، يؤكد نظام كانبان على سير العمل المستمر، وهو مناسب تمامًا للمشاريع ذات المهام المتعددة.

 لين (Lean)

يركز هذا النظام على تقليل الفاقد وتحسين الكفاءة من خلال تبسيط العمليات والتركيز على القيمة المضافة، وهو مناسب للاستخدام عند الحاجة إلى تقليل التكاليف وتقصير الجداول الزمنية وتحسين رضا العملاء
بعد أن تعرفنا إلى أهم أنواع نظام إدارة التشغيل، فإن نوع النظام يتم اختياره بناءً على طبيعة المشروع ومتطلباته والبيئة المحيطة به، لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية

ما أهداف إدارة المشاريع؟

يُعد من أهم أهداف إدارة المشاريع هي تحقيق الأهداف الأساسية التي تضمن نجاح المشروع، ومن أبرز هذه الأهداف ما يلي

تحديد نطاق المشروع وأهدافه

وضع تعريف واضح للمشروع وأهدافه لضمان فهم جميع الأطراف للمشروع

تقليل المخاطر الإدارية

العمل على تقليل المخاطر المحتملة التي قد تواجه المشروع إلى أدنى حد ممكن

تأمين الموارد اللازمة

الحصول على الموارد البشرية والمادية المناسبة، لضمان تنفيذ المشروع بكفاءة.

تشكيل فريق عمل فعّال

بناء فرق عمل ذات كفاءة عالية، مع تحديد مهام ومسؤوليات كل عضو في الفريق بوضوح.

إعداد خطة عمل متكاملة

تصميم خطة شاملة تربط بين الموارد المتاحة والنتائج المرجوة، مع تحديد الجداول الزمنية والميزانيات

المراقبة والتحكم

متابعة تقدم العمل بانتظام، والتأكد من الالتزام بالخطط الموضوعة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة

التواصل الفعّال

ضمان تبادل المعلومات بين جميع أطراف الفريق، وتقديم تقارير دورية حول تقدم المشروع

إغلاق المشروع بنجاح

إتمام جميع أنشطة المشروع، والتأكد من تحقيق الأهداف المحددة، وتوثيق الدروس المستفادة.

.تحقيق هذه الأهداف السابقة يساهم في ضمان تنفيذ المشاريع بكفاءة وفعالية، مع الالتزام بالميزانية والجدول الزمني المحدد

ختامًا

يمكن القول بأن إدارة المشاريع ليست مجرد تنفيذ مهام، بل هي عملية متكاملة تشمل التخطيط والتنفيذ والمراقبة، والتحكم لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة.
من خلال تطبيق خطوات ادارة المشاريع بشكل صحيح يمكنك تحسين استخدام الموارد وتقليل المخاطر وضمان جودة النتائج.
 إذا كنت بحاجة إلى استشارة متخصصة لضمان نجاح مشروعك، لا تتردد في التواصل مع خبراء إيماك لمساعدتك في تحقيق أفضل النتائج

بقلم : فاطمة أبو العلا